派遣先の仕事カイゼン妄想
人生で初めて、一般の会社に派遣として働き、
こうすれば、もっと働きやすいのでは?
とモンモンとしております。

ろくに仕事もできないペーペーな私が
意見するなんてもちろん出来ないので、

この日記で発散したいと思います( ̄^ ̄)ゞ

めっちゃ長く、
薬にも毒にもならない、
発散日記です(笑)

私の新しい仕事は受付
という名の雑用係です。バスタオルを手洗いで洗濯する…、驚愕です(笑)

まず、メインのお客様へのお茶出し。
お茶出し
商談は3~6時間以上の長丁場。
決まりでは、「一時間毎に飲み物を交換する。」
実際やってみると、

お茶出しに、
気にしないで話し続けてくれるお客様は2割
それ以外のお客様は
「すみません」と気を使ってくれ、
せっかくの商談話を止めてしまう。
※気にしないように出すのがプロ?いや、気になるでしょう。

●お茶出しが、もてなしではなく、仕事の邪魔してる!

そして、一杯目以降、一時間で飲みきる方は少なく、
余った飲み物を5割以上破棄。

●コストのムダ~!

そして部屋が5個あるので、
用意して、片づける手間もムダ~!

 結果受付に座っている時間が短く、
 予約の電話を受けれず、
 お茶出し中に電話が鳴り響く、
 恥ずかしい状態に。

●商談が始まったら、お客様の好みもきけないため、
 お客様が飲まない飲み物を出してしまう事もあり。
 おもてなしどころか、嫌がらせだー!
 
そんなムダを感じつつ、決まりだから仕方ない!
と機械的に仕事をすすめる中、
約一名いらっしゃるのです。
みるからに仕事のできそうな営業マン!

お客様の飲み物が無くなったり、
休憩のタイミングで
お客様の好みを聞いて受付にお願いしてくれる。

なんて素晴らしい~!
神様仏様
そう、そうですよね。
その方が何百倍もいいですよね!

機械的に一時間毎に飲み物を交換することは、
コストもかかるし、
商談にも良くない影響を与えていると私は思います。

そこで、恐れ多くも私の改善案。

商談室内にメニュー表を常設。
必要な時に、必要なものを
内線電話で受け付けに電話でオーダー。

これで、
仕事の邪魔をせず、無駄な飲み物を作ることも無いのでコストダウン。
お互い気兼ねなく、スムーズに仕事が進むと思われます!

あ~スッキリした♪
スッキリ

もちろんこんなことは言えないので、

解決策として、

2杯目以降は、一時間ごとではなく、
お客様の飲み物の減り具合、
トイレ休憩に立つなど、休憩具合を見て、
お茶出しするようにしました。
そしたら、快適~♪♪♪
一時間毎にお茶出しして下さいと注意されるまではこれでいきます。

でも、中が見えない部屋が多いし、
中が見える部屋は
離れて見ても、
確認すること自体に気付くお客様もいらっしゃり、

頼むから、
オーダー制にしてほしい~・゚・(つД`)・゚・!
と働くたびに思うのでした。


まだまだ続く、第二段

電話での商談室の予約受け付け。

これもムダが多いと感じています。

受付という名の雑用係なので、
受付に座っていられるのは
細切れ合わせて、一時間位。

一人なので、お茶出し中等
私がいないと電話が取れない、
または、5メートル位離れている給湯室から
(受付の隣に作ればよいのに…)
仕事を中断してダッシュで受付に向かい電話を取る。
運がよければ、3コールで出れますが、
だいたい、5コールお待たせします。

●かけている方の時間も、
なかなか出てくれないイライラもムダ!
私の仕事も中断されて、再開する時間もムダ!

お客様にお茶出し最中に鳴り響く。
お茶出し優先なので、もちろんとりにいけない。

●かけている方の時間も、
  でないイライラもムダ!
 さらに、電話の音が商談の邪魔!

●商談室の予約も
 日にちエトセトラ口頭で言ってくれますが、
 聞きなおし、再確認、時間のムダ!

そして、私は今までの仕事では電話受信はほぼ無かったのです。
なぜなら、口頭はミスが発生しやすいので
極力しないで筆記でした。

●ミスが起きているかもしれない…と
商談ブースがちゃんと予約されているか確認する社員もいる。
 確認のムダ!

メモ紙を貼っておいてくれる人もいる。

 大変ありがたい!ですがソコニ商談予約表があるので、
 自分で記入して頂いた方が、二度手間にならないし、
人を介さない方がミスを減らせるため、確実安全と思います。

(予約は受け付けを通す。というルールがあるためメモに残してくれている。
でも、できる営業マンは無視して自分でしてる。ですよね、間違いないですもん)

●メモに書く手間のムダ!紙のムダ!さらにミスの可能性も増える!

と、色々ムダに感じる事が多い~!と思うのです。

一番は、パソコン上で予約できるシステムを作ればいいのに、
と思います。

でも、アナログで!というのなら、
1階に商談予約表があり、
予約する多くの人は上階の人々。
同じ建物なんだから、下に降りて自分で書いた方が、
確実で安全だと思うのです。
※もちろん遠方の社員の方の予約は電話がよいと思います。

どうしても、受付に働いてもらいたい!
と御所望なら、

恐れ多くも私の改善案

○商談予約のための予約表を作る。

各階入り口にクリアファイルをペたっと貼り、
その中に、商談室予約表を入れておく。
予約表には、必要事項&予約依頼日、予約済み日を記載できるようにし、

予約する側は、各階入り口までいって、
予約表に記入する。
=電話を待つ手間、掛けなおす手間、口頭でミスをする手間
 メモを書き、一階まで降りる手間が無くなる。

受付は、自分の時間がある時に、各階に取りに行き、
      予約完了したら、予約済み日を記載し、
     またもとのクリアファイルに戻す。
     就業時間30分前に最後確認し、
     急ぎを除き、それ以降の記載は翌日の受付が行う。

=業務中に電話を取る手間、業務が中断される手間
  商談を邪魔するコールが無くなる 
  時間のある時にまとめて予約表に書きこめるため
  効率が良い。記載なので、口頭よりミスの可能性が少ない。

電話は止めて、記載にしてほしい・゚・(つД`)・゚・!

と、これも、もちろん言えないので、

私の改善策は、

できるだけ、仕事をまとめて、
受付に座れる時間を長くする。 
がっかり
給湯室も、物品の位置を変えれば
もっと使いやすくなるのに、

電話の音が聞こえなくなるのもあり、
ドアが開けっぱなしのため、
ごちゃごちゃの給湯室の中身が
お客様に見えるのが恥ずかしいから、
カーテンつけたい、

とか、色々思いますが、

まだ、働き始めて仕事もろくにできない
ペーペーの私が言えるわけもなく、

まずは、自分の仕事がカンペキにできるようにならなきゃですね
てへぺろ

モンモンとはしますが、
未経験な私を働かせてくれること自体
とってもありがたいことなので、
感謝してます!


ですが…ぶっちゃけていいますと、
「受付」必要?と思います。
受付を週5日間派遣でやとっている人件費は高い。
(私は月に3~4回)

受付の代わりに、
商談ブース予約がパソコンでできるように、
システムを作り、社員さんに直接予約をとってもらうようにする。

お茶出しは社員さんにやってもらう。

すでに受付には外来客用に電話が置かれ、案内があるので、
急な来客は電話を自分でかけてもらう。
(ほぼ予約以外の来客はありませんし、
電話も社員さんの予約以外の電話はありません)

掃除の人を雇う。

その方が、きっと何事もスムーズにいきそうな気がします…。

もともと受付は無かったようで、
なんか、せっかく受付作って、人件費かけてるんだから、
色々やってもらわないと、ってな感じで、ごちゃごちゃしてる気が…。

名簿を見ると、昨年から、一年たたずに、
2名の受付が交代されているようで…。

私もいつ首を切られてもおかしくない
派遣社員なので頑張ります。
って、3ヵ月経つ
6月には首切られているかもですね。





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Re: No title
お久しぶりです^^

確かにそうですね。
自分に満足していれば、
誰かに話を聞いてほしくなることも無いのかもしれませんね。

私は話し下手なので、
きっと一生日記で発散しながら生きていきそうです(笑)

お酒は2~3ヵ月に1度、友達と飲む日以外は飲まなくなりました。
変わるものです(笑)

ダイエットはしてません。
日記を書かなくなったころから、3キロくらいプラスで過ごしてます。

出産は安産でした。陣痛が来て、4時間位で産まれました。
痛みは気を失うかと思いましたが、無事に産まれて良かったです。

10年後くらいには整理関係で働きたいと思ってます。
今は、働ける余裕がないですね。
私はキャパがせまいので、一つのことしか出来ないタイプ。
今、働くと、きっと離婚の道まっしぐらです(笑)


そしてこれから私が書くことが、反論に思えたら申し訳ないのですが、
夫の会社は予約システムがあります。
一流企業になればなるほど、
社員さんも仕事のできる人だと思うので、
予約システムは問題なく機能するのではないかな?と思います。

私が派遣で働いているところも、
名前が知られている企業でしたので、
予約もとれない社員が働いているとは思えず、
大丈夫だと私は思いました。

口頭での複唱が当たり前なのは知っています。
電話がなくなれば、複唱の手間が無くなる
ということを書きたかったのです。

企業のカフェ化
今までの常識やしがらみをとっぱらえば、
双方に利益がある、いい案だと思ったのです(笑)

心配しなくても大丈夫ですよ。
あくまで私の妄想カイゼンですから、
実際には柏木さんが書いてある、気のきく受付になるように精進します。
No title
お久しぶりです。まゆさん。
数回ほどコメントした事がありますが、覚えていらっしゃいますでしょうか?
ご結婚されまして(おめでとうございます!)日記の更新が無くなって、まゆさんは絶対的な幸せをつかみ、日記のいらない世界へと行かれたのだな~(ちょっとさみしいな)と、ずっと思ってました。
そしたら…(^_^;)
この話はさておき
初めての企業でお仕事をされていると読みまして、びっくりしました。
まゆさんは、きっと片付け(?)整理整頓や病院関係の方面で活躍されるのかとばかり思ってました。
まゆさんより少しばかり企業勤めの長い私からちょっとだけ言わせてもらいますと…
企業はカフェではありませんので、オーダー(飲み物の催促)を社員が受付にしている時点でアウトです。
企業は受付には、催促せずとも、動いてくれる、気の利く人を求めています。言われなくてもお茶を出すのが受付と思っています。お客さんも然りです。社員が受付に頼んでるのを見たお客様は「この会社の受付は気が利かないな。この企業はダメだな」と思う人もいます。
これは企業の業種によっても違うとは思いますが…。
それから、予約システムも、社内の人がみんなきちんとしている人でしたらまゆさんの案もOKですが、多分、出来ない人がいます。
出来ない人はどんな事をしでかすかわかりませんよ?(笑)
セルフにしたら、勝手に予約しないで応接室使ったりする人が現れたりします。なので、受付という、担当者を置いているのです。
これは私の憶測に過ぎませんが…
口頭の電話での復唱も、実は企業では当たり前です。復唱しない人には「復唱して」と催促する人もいます。一流企業になればなる程、面倒くさい事をわざわざします。(笑)
…色々うるさい事を書いてすみません。
私、まゆさんがこちらに戻ってきてくださって、とってもうれしいのです。
ずっと応援していましたから。(陰ながら…)
なので、日記、まだまだ続けて下さいね!更新、楽しみにしてます。^^
あと、まゆさんの出産の頃のお話も読みたいです。それから、今のまゆさんの様子とか…お酒はまだお飲みになってるのかな?とかダイエット…
あ。すみません。止まりませんのでこれで我慢します。
長々と失礼しました。<(_ _)>
はじめまして^^! 「まゆ」です

『まゆ』

  • Author:『まゆ』



  • はじめまして「まゆ」です。
    35歳まで一人暮らしでしたが、
    36歳で結婚、38歳で出産
    今は三人暮らしになりました☆
    私41歳夫48歳姫3歳の
    晩婚晩産家族です。

    私の偏った節約生活、
    ほとんど日常を
    日記に書いていますので、
    よろしかったら、読んでくださいね☆

    看護師
    ケアマネージャー
    整理収納アドバイザー
    ファイリングデザイナー
    心理カウンセラー
    の資格持っています☆
    ようこそ、はじめまして、まゆです。

    ▽「お金一年生」に載りました☆