人はミスをする生き物。だからできるだけミスを少なくできるシステムが大事
※とてもながい愚痴日記です。

看護師をしていて、
「人はミスをする生き物。という自覚を持つ」
「ミスは絶対してはいけない」
ということをたたき込まれました。

命をあずかっているので、当然です。

ミスを予防するため、
ミスをしそうになったときは、
レポートを書き上司に提出しました。

上司はそれを集め、
ミスの起こる可能性のある事を把握し、
どうしたら、その可能性を無くせるかを考え、
ミスが起こらない職場にしていく。

私が働いてきたある病院では
一人の患者さんに薬が届くまで、
5回チェックしていました。
①薬を依頼するときに依頼内容があっているか看護師が伝票を確認
②病棟に薬を持ってきたときに看護師が確認
③配薬箱に入れる時に別の看護師が確認
④当日の配薬箱に入れるときに看護師が確認
⑤患者さんに配る時に看護師がチェック

配薬でミスが起きそうになるたびに、
チェックを増やしていった結果です。

薬のチェック、一粒一粒確認するため、
気の遠くなる膨大な手間です。
業務が増えるのでますます忙しくなり、
前の人がチェックしているので大丈夫だろうという責任感の低下もあり、
結果再びミスが起こりそうになるという悪循環になっていたと
次の病院に勤めてみてわかりました。

次の病院では、
チェックが少ないのに、ミスがほぼないことに驚きました。
①薬を依頼するときに依頼内容があっているか看護師が伝票を確認
②配薬箱に入れる時に看護師が伝票と確認
以上なんです(゚△゚;ノ)ノ!

なぜ、ミスが少ないか、
それは確認した担当者の責任が明確で、
真剣に確認するから。

手間も少なくミスも少ない、
私にとってはカルチャーショックでした。

そして、今の職場、

ミスが発生しました。
(※私がミスしたわけではないです☆)

満員御礼、同時刻に5組のお客様、
総勢22名のご案内やお茶出し頑張ってます♪
な、私のもとに電話が鳴り響く。

でてみると、
「○○様、13時に予約したはずなのに、
予約表が13時30分になってるんだけど、どうして??ε=ε=(怒゚Д゚)ノ」と
怒りを私にぶつけてきます。

(・いったいどうした?なんでそんなに怒ってる?
私と同じ月経前イライラモード??Σ( ̄。 ̄ノ)ノ)

急いで予約表を確認。
すると、確かに13時30分に予約されている。
私「確かに○○様は13時30分に予約されています」

「どうして13時30分になっているの?(*`へ´*)」と
ミスしたことの怒りを私にぶつけてきます。

受付は私を含め4人の交代制。
予約表に受け付けの記名はしないため、
どの受け付けが依頼を受けたかは不明。

字を見ると、私では無いことは確か。

本来は受付の連帯責任かもしれないので、
謝るのが筋なのかもしれませんが、
電話での口頭予約、
今イライラしてるあなた様が言い間違ったかもしれないし

もう今日の予約なんだから、
今はミスを「どうしてか」と原因追究するよりも
ミスを「どうするか」が大事じゃない?

私も月経前でイラットしやすい時期、
謝る気にはどうしてもなれず。
そして、来客対応で時間も無い!

「それでは、13時になおしておいてよろしいですか(* ´ ▽ ` *)」と答えると、
「空いてる?それじゃ、よろしく(`・ω・´)」と言って一応納めてくれました。

13時30分に間違ってるって知ってるっていうことは、
直接面談予約表を見たっていうことだから、
そんなにイライラせずに、自分でその時に直せば?

私なら自分で直して、受付の人に
「直したんで、時間変更になってます(´∀`*)」って言いますけどね~。

人はミスをする生き物ですから。


はい、どうしてミスが起きたのか、
仕事がひと段落した時に考えました。

「口頭予約のため、言い間違いか、聞き間違い」
と思いましたが、

なんと、メモがあったんですね。
ちゃんと、13時で予約して下さいと書かれたメモがΣ(´Д`*)!

完全なる受付のミスでした。

そう、

人はミスをする生き物なんです。

メモを書いてくれてもミスをする。

どうしたら、ミスのない環境を作れるのか、
それは、やっぱり、

「社員さんが自らの手で予約表に書くのが一番v(o゚∀゚o)v」

と、私は思います。

だって、メモに書くのと手間、変わらないですから(笑)
自分で書くことで、
ミスをされてイライラすることからも
電話にでないイライラからも解放される。
そして、前後の予約を見ることもできる。

これいったら、怒られそうですが、
私も含め、実質時給700円~800円台の受付、
社員の皆様に比べて、
おそらくモチベーションも能力もは高くはない。
=社員さんに比べ、ミスをする可能性も高い。

予約を依頼する方は10名ほど
みなさん能力の高い方たちと思います。

「商談部屋の予約は受け付けがするもの」

その固定概念をとっぱらって、

自分たちでしたほうが、
はるかにミスも少なく
受付への不満を爆発させることも無く、
私も助かりますヽ(´∀`)ノ。

現状のまま、ミスを防ぐには
やっぱり、復唱して双方間違いがないか確認する。
メモに残す。

予約表には受け付けた日付ではなく、
受け付けた人の名前を記入すると責任感も高まっていいのでは?

平日に働いている人が、メインの方なのですが、
連絡をとる手段がない。

受付内で連絡帳を作り、共有してほしい。

と、私の妄想はおいておいて、

まずは私がミスをしないように、
復唱の徹底を行いたいと思います( ̄^ ̄)ゞ


派遣先の仕事カイゼン妄想
人生で初めて、一般の会社に派遣として働き、
こうすれば、もっと働きやすいのでは?
とモンモンとしております。

ろくに仕事もできないペーペーな私が
意見するなんてもちろん出来ないので、

この日記で発散したいと思います( ̄^ ̄)ゞ

めっちゃ長く、
薬にも毒にもならない、
発散日記です(笑)

私の新しい仕事は受付
という名の雑用係です。バスタオルを手洗いで洗濯する…、驚愕です(笑)

まず、メインのお客様へのお茶出し。
お茶出し
商談は3~6時間以上の長丁場。
決まりでは、「一時間毎に飲み物を交換する。」
実際やってみると、

お茶出しに、
気にしないで話し続けてくれるお客様は2割
それ以外のお客様は
「すみません」と気を使ってくれ、
せっかくの商談話を止めてしまう。
※気にしないように出すのがプロ?いや、気になるでしょう。

●お茶出しが、もてなしではなく、仕事の邪魔してる!

そして、一杯目以降、一時間で飲みきる方は少なく、
余った飲み物を5割以上破棄。

●コストのムダ~!

そして部屋が5個あるので、
用意して、片づける手間もムダ~!

 結果受付に座っている時間が短く、
 予約の電話を受けれず、
 お茶出し中に電話が鳴り響く、
 恥ずかしい状態に。

●商談が始まったら、お客様の好みもきけないため、
 お客様が飲まない飲み物を出してしまう事もあり。
 おもてなしどころか、嫌がらせだー!
 
そんなムダを感じつつ、決まりだから仕方ない!
と機械的に仕事をすすめる中、
約一名いらっしゃるのです。
みるからに仕事のできそうな営業マン!

お客様の飲み物が無くなったり、
休憩のタイミングで
お客様の好みを聞いて受付にお願いしてくれる。

なんて素晴らしい~!
神様仏様
そう、そうですよね。
その方が何百倍もいいですよね!

機械的に一時間毎に飲み物を交換することは、
コストもかかるし、
商談にも良くない影響を与えていると私は思います。

そこで、恐れ多くも私の改善案。

商談室内にメニュー表を常設。
必要な時に、必要なものを
内線電話で受け付けに電話でオーダー。

これで、
仕事の邪魔をせず、無駄な飲み物を作ることも無いのでコストダウン。
お互い気兼ねなく、スムーズに仕事が進むと思われます!

あ~スッキリした♪
スッキリ

もちろんこんなことは言えないので、

解決策として、

2杯目以降は、一時間ごとではなく、
お客様の飲み物の減り具合、
トイレ休憩に立つなど、休憩具合を見て、
お茶出しするようにしました。
そしたら、快適~♪♪♪
一時間毎にお茶出しして下さいと注意されるまではこれでいきます。

でも、中が見えない部屋が多いし、
中が見える部屋は
離れて見ても、
確認すること自体に気付くお客様もいらっしゃり、

頼むから、
オーダー制にしてほしい~・゚・(つД`)・゚・!
と働くたびに思うのでした。


まだまだ続く、第二段

電話での商談室の予約受け付け。

これもムダが多いと感じています。

受付という名の雑用係なので、
受付に座っていられるのは
細切れ合わせて、一時間位。

一人なので、お茶出し中等
私がいないと電話が取れない、
または、5メートル位離れている給湯室から
(受付の隣に作ればよいのに…)
仕事を中断してダッシュで受付に向かい電話を取る。
運がよければ、3コールで出れますが、
だいたい、5コールお待たせします。

●かけている方の時間も、
なかなか出てくれないイライラもムダ!
私の仕事も中断されて、再開する時間もムダ!

お客様にお茶出し最中に鳴り響く。
お茶出し優先なので、もちろんとりにいけない。

●かけている方の時間も、
  でないイライラもムダ!
 さらに、電話の音が商談の邪魔!

●商談室の予約も
 日にちエトセトラ口頭で言ってくれますが、
 聞きなおし、再確認、時間のムダ!

そして、私は今までの仕事では電話受信はほぼ無かったのです。
なぜなら、口頭はミスが発生しやすいので
極力しないで筆記でした。

●ミスが起きているかもしれない…と
商談ブースがちゃんと予約されているか確認する社員もいる。
 確認のムダ!

メモ紙を貼っておいてくれる人もいる。

 大変ありがたい!ですがソコニ商談予約表があるので、
 自分で記入して頂いた方が、二度手間にならないし、
人を介さない方がミスを減らせるため、確実安全と思います。

(予約は受け付けを通す。というルールがあるためメモに残してくれている。
でも、できる営業マンは無視して自分でしてる。ですよね、間違いないですもん)

●メモに書く手間のムダ!紙のムダ!さらにミスの可能性も増える!

と、色々ムダに感じる事が多い~!と思うのです。

一番は、パソコン上で予約できるシステムを作ればいいのに、
と思います。

でも、アナログで!というのなら、
1階に商談予約表があり、
予約する多くの人は上階の人々。
同じ建物なんだから、下に降りて自分で書いた方が、
確実で安全だと思うのです。
※もちろん遠方の社員の方の予約は電話がよいと思います。

どうしても、受付に働いてもらいたい!
と御所望なら、

恐れ多くも私の改善案

○商談予約のための予約表を作る。

各階入り口にクリアファイルをペたっと貼り、
その中に、商談室予約表を入れておく。
予約表には、必要事項&予約依頼日、予約済み日を記載できるようにし、

予約する側は、各階入り口までいって、
予約表に記入する。
=電話を待つ手間、掛けなおす手間、口頭でミスをする手間
 メモを書き、一階まで降りる手間が無くなる。

受付は、自分の時間がある時に、各階に取りに行き、
      予約完了したら、予約済み日を記載し、
     またもとのクリアファイルに戻す。
     就業時間30分前に最後確認し、
     急ぎを除き、それ以降の記載は翌日の受付が行う。

=業務中に電話を取る手間、業務が中断される手間
  商談を邪魔するコールが無くなる 
  時間のある時にまとめて予約表に書きこめるため
  効率が良い。記載なので、口頭よりミスの可能性が少ない。

電話は止めて、記載にしてほしい・゚・(つД`)・゚・!

と、これも、もちろん言えないので、

私の改善策は、

できるだけ、仕事をまとめて、
受付に座れる時間を長くする。 
がっかり
給湯室も、物品の位置を変えれば
もっと使いやすくなるのに、

電話の音が聞こえなくなるのもあり、
ドアが開けっぱなしのため、
ごちゃごちゃの給湯室の中身が
お客様に見えるのが恥ずかしいから、
カーテンつけたい、

とか、色々思いますが、

まだ、働き始めて仕事もろくにできない
ペーペーの私が言えるわけもなく、

まずは、自分の仕事がカンペキにできるようにならなきゃですね
てへぺろ

モンモンとはしますが、
未経験な私を働かせてくれること自体
とってもありがたいことなので、
感謝してます!


ですが…ぶっちゃけていいますと、
「受付」必要?と思います。
受付を週5日間派遣でやとっている人件費は高い。
(私は月に3~4回)

受付の代わりに、
商談ブース予約がパソコンでできるように、
システムを作り、社員さんに直接予約をとってもらうようにする。

お茶出しは社員さんにやってもらう。

すでに受付には外来客用に電話が置かれ、案内があるので、
急な来客は電話を自分でかけてもらう。
(ほぼ予約以外の来客はありませんし、
電話も社員さんの予約以外の電話はありません)

掃除の人を雇う。

その方が、きっと何事もスムーズにいきそうな気がします…。

もともと受付は無かったようで、
なんか、せっかく受付作って、人件費かけてるんだから、
色々やってもらわないと、ってな感じで、ごちゃごちゃしてる気が…。

名簿を見ると、昨年から、一年たたずに、
2名の受付が交代されているようで…。

私もいつ首を切られてもおかしくない
派遣社員なので頑張ります。
って、3ヵ月経つ
6月には首切られているかもですね。





はじめまして^^! 「まゆ」です

『まゆ』

  • Author:『まゆ』



  • はじめまして「まゆ」です。
    35歳まで一人暮らしでしたが、
    36歳で結婚、38歳で出産
    今は三人暮らしになりました☆
    私41歳夫48歳姫3歳の
    晩婚晩産家族です。

    私の偏った節約生活、
    ほとんど日常を
    日記に書いていますので、
    よろしかったら、読んでくださいね☆

    看護師
    ケアマネージャー
    整理収納アドバイザー
    ファイリングデザイナー
    心理カウンセラー
    の資格持っています☆
    ようこそ、はじめまして、まゆです。

    ▽「お金一年生」に載りました☆